Permisos, seguros y normativa para una atracción

Ningún recinto deja entrar una atracción sin papeles. Qué piden exactamente un pabellón ferial, un centro comercial, un ayuntamiento y una finca privada, con cuánta antelación, y quién tiene que aportar cada cosa.

Quién aporta qué

Lo primero que conviene aclarar, porque es donde se pierden semanas: la documentación del elemento la aporta quien lo alquila (nosotros); la documentación del evento la aporta quien lo organiza (tú o tu agencia). Nadie puede firmar por el otro.

Pabellones y recintos feriales

Son los más exigentes y los que más antelación piden. Lo habitual:

• Certificado de responsabilidad civil nominal, a veces con el recinto como asegurado adicional. Emitirlo así lleva unos días.
• Ficha técnica con medidas, peso y consumo, para el plano de montaje.
• Acreditaciones de montaje del personal, que se solicitan con nombre y DNI.
• Franja horaria de montaje asignada por el recinto, que muchas veces es de madrugada.
• Acometida eléctrica contratada al organizador de la feria, no al recinto y no el mismo día.

Centros comerciales y tiendas

Menos papeles que una feria, pero con más control sobre dónde se pone. Lo que piden casi siempre:

• Certificado de responsabilidad civil en vigor.
• Ficha técnica con medidas y consumo.
• Plano con la ubicación exacta, respetando los recorridos de evacuación. Esto lo revisa el responsable de seguridad del centro y es lo que más veces obliga a mover la cabina unos metros.
• Montaje antes de la apertura al público, sin excepción.

Dos semanas de antelación es un plazo cómodo. Con menos se puede, pero se corre el riesgo de que el visto bueno de seguridad llegue el día antes.

Ayuntamientos y vía pública

Aquí el trámite lo lleva el organizador, no el proveedor, y depende por completo del municipio. Lo que se suele necesitar:

• Autorización de ocupación de vía pública, con plano de la zona.
• Seguro del evento, con capital mínimo fijado por la ordenanza.
• Punto de luz: o se pide al ayuntamiento o hay que llevar generador.
• En fiestas mayores, coordinación con la comisión de fiestas y con la policía local para el corte de calle.

Los plazos municipales son largos: un mes de antelación no es exagerado, y en pueblos pequeños en plena temporada de fiestas, tampoco sobra.

Fincas, hoteles y salones

Los más flexibles. Normalmente basta con el certificado de responsabilidad civil y ponerse de acuerdo con el responsable de la finca en dos cosas: de qué cuadro eléctrico cuelga la cabina y por dónde se descarga. Conviene preguntarlo igualmente por escrito, porque el día del montaje quien está allí no siempre es quien contrató.

Qué tenemos nosotros

United Events tiene póliza de responsabilidad civil en vigor y prepara la ficha técnica y el plan de montaje cuando el recinto los pide. No hay que buscarlos: basta con pedirlos al confirmar la fecha, indicando el nombre exacto del recinto si el certificado tiene que ir nominal.

Lo que no hacemos es tramitar permisos municipales ni licencias de actividad del evento: eso va a nombre del organizador y solo lo puede pedir quien organiza.

Un calendario que funciona

1. Al reservar la fecha: preguntar al recinto la lista completa de documentación y los plazos. Por correo, para que quede.
2. Un mes antes: permisos municipales, si los hay.
3. Tres semanas antes: pedirnos los certificados, indicando a nombre de quién tienen que ir.
4. Dos semanas antes: plano con la ubicación aprobado por el recinto, y acometida eléctrica confirmada.
5. Una semana antes: acreditaciones del personal de montaje y arte final de la rotulación.

El resto de comprobaciones del montaje están en el checklist técnico, y los datos que van en la ficha, en la ficha técnica.