Diez errores al contratar una atracción para un evento
Diez fallos que hemos visto una y otra vez, en eventos nuestros y ajenos. No son de juicio: son de checklist. Casi todos se evitan con una pregunta hecha a tiempo, antes de firmar.
1. Elegir la atracción antes que el objetivo
La pregunta no es «qué juego pongo», es «qué quiero que se lleve la gente de aquí»: un dato, una visita a caja, un recuerdo o volumen puro. Cada formato es bueno en dos de esas cosas y malo en las otras dos. Si el objetivo no está escrito antes de mirar catálogos, se acaba eligiendo lo que mejor se ve en las fotos.
La comparativa entre formatos está en cabina de viento, ruleta o grúa de peluches.
2. Contratar sin mirar el enchufe
El fallo número uno, y el más tonto. Casi cualquier atracción necesita corriente, y en recintos feriales la acometida se contrata con semanas de antelación al organizador. No se resuelve el día del montaje con un alargador.
3. No comprobar el suelo
Hormigón, tarima, asfalto o moqueta sobre suelo duro: sí. Arena, césped natural o pendiente: no. Es un dato de treinta segundos que evita que el equipo llegue y no pueda montar. En fincas y jardines, mirarlo antes es obligatorio.
4. Calcular mal el ritmo
Divide los asistentes que esperas entre las horas de activación y compáralo con los participantes por hora que mueve el formato. Si el número te sale por encima, vas a generar una cola que la gente abandona, y la sensación final será de caos, no de éxito.
| Formato | Personas por hora |
|---|---|
| Cabina de viento (turno de 60 s) | 30 – 40 |
| Cabina de viento (turno de 30 s) | 55 – 70 |
| Ruleta promocional | 80 – 150 |
| Grúa de peluches | 40 – 80 |
| Rasca y gana | 150 + |
5. Dejar la atracción sin nadie al mando
«Ya la atiende alguien del equipo cuando pueda» significa que a los diez minutos se cuelan, entran de dos en dos y el premio acaba en un bolsillo. Hace falta una persona dedicada, y dos si además quieres aprovechar la cola para hablar con la gente.
6. Poner la atracción en el sitio equivocado
En un stand, al fondo: nadie la ve desde el pasillo y pierdes el efecto que has pagado. En un centro comercial, dentro de la tienda: solo la ven los que ya han entrado, que son los que no necesitabas convencer. El sitio bueno casi siempre es el borde interior, visible desde fuera pero con la cola formándose hacia dentro.
7. Un premio que no lleva a ninguna parte
El papel que el participante se lleva en la mano es el único soporte del evento que se va a casa con él. Si no dice dónde canjearlo, cuándo caduca y qué hay que hacer, acaba en la papelera a dos calles. Añadir esa información cuesta cero.
8. No dejar por escrito qué pasa si llueve
En exterior, con lluvia o viento fuerte no se monta material eléctrico. Lo razonable es acordar antes de firmar si se aplaza, si se traslada a interior o si se cancela, y con qué condiciones. Discutirlo el día del evento, con el equipo ya desplazado, es la peor versión de esa conversación.
9. Comparar presupuestos que no son comparables
Antes de decidir por precio, comprueba las mismas cuatro cosas en todas las ofertas:
- ¿El transporte está incluido?
- ¿El personal de sala está incluido?
- ¿El precio es con IVA o sin?
- ¿Qué pasa si llueve o si se cancela?
Y manda exactamente los mismos datos a todos: fecha, horario, dirección, franjas de montaje y desmontaje, enchufe, acceso y asistentes esperados.
10. No medir nada
«Ha ido muy bien, había mucha cola» no sirve para decidir si se repite. Con tres números anotados a mano durante el evento —participantes, datos captados y premios entregados— ya tienes coste por participante y puedes compararlo con cualquier otro canal.
El método completo está en cómo medir los resultados de una activación.
El resto de comprobaciones, repartidas por momentos, en el checklist técnico. Y si quieres que lo revisemos contigo, llámanos.
